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Intégration SFTP de SIRH & Gestion d'Identité

Emily B
Emily B
  • Mise à jour

Aperçu de la mise en œuvre

Ten Thousand Coffees (10KC) est une plateforme logicielle d'entreprise pour le mentorat, la mise en réseau et les expériences informelles de développement des talents utilisée par les plus grandes organisations du monde.

L'intégration SFTP de 10KC automatise l'ajout, la mise à jour et la suppression des profils des membres en se synchronisant avec les fichiers plats qui contiennent les attributs des données des profils des membres. Les fichiers plats sont généralement exportés à partir de votre SIRH ou de votre logiciel de gestion des identités.

Mise en œuvre

Pour mettre en place l'intégration SFTP, il est important que vous compreniez ce que nous essayons d'accomplir, qui nous devons impliquer pour y parvenir et comment nous traiterons les fichiers plats pour automatiser la gestion des profils des membres.

Nous échangeons généralement deux types de données démographiques pour gérer avec succès un hub 10KC.

  • Les données démographiques nécessaires à la création de correspondances pertinentes.

  • Les données démographiques nécessaires pour fournir des rapports et des informations.

Phases

Pour mettre en place votre intégration SFTP, nous devrons passer par les phases d'implémentation suivantes.

Découverte

Au cours de la phase de découverte, nous déterminerons si l'intégration SFTP vous convient.

  1. Cette intégration vous conviendra parfaitement si vous pouvez répondre "oui" à au moins un des trois critères suivants :
  2. Vous attendez-vous à ce que les caractéristiques démographiques des membres changent fréquemment (chaque semaine, chaque mois ou chaque trimestre) ?
  3. Prévoyez-vous d'inviter des membres supplémentaires peu de temps après le lancement ?
  4. Souhaitez-vous obtenir des informations sur la fidélisation et la mobilité pour votre hub ?

Planification

Au cours de la phase de planification, nous confirmerons les exigences de votre hub et validerons un plan de projet, y compris :

  • le calendrier de mise en œuvre prévu et la date de lancement prévue

  • Confirmation des spécifications et des livrables requis

  • L'allocation des ressources et des tâches

Construction

Nous travaillerons avec votre équipe technique pour que votre intégration SFTP soit prête à être lancée.

Tests

Nous effectuons des tests pour nous assurer que l'intégration est configurée de manière à répondre aux besoins de votre programme.

  • Test des spécifications des fichiers

  • Test des transferts de fichiers

  • Test du traitement des fichiers dans le panneau d'administration du 10KC

Lancement

Une fois les tests terminés, nous sommes prêts à activer l'intégration en direct sur votre locataire de production.

Après le lancement

Après le lancement, notre équipe chargée de la réussite des clients travaillera avec vous pour développer votre programme afin que vous atteigniez vos objectifs commerciaux.

  • Examens continus du programme, y compris les perspectives du programme et les mises à jour de l'implémentation

  • Gestion des erreurs

Qui impliquer et quand

Vous devrez impliquer d'autres personnes dans votre organisation pour mener à bien les activités au cours des différentes phases de la mise en œuvre.

Vous trouverez ci-dessous un résumé de ces activités, ainsi que l'effort typique requis et les phases de mise en œuvre dans lesquelles ces personnes peuvent s'attendre à être impliquées.

Rôle

Responsabilités

Effort

Phases de mise en œuvre

Propriétaire du programme

- Assurer la supervision

Faible

- Découverte

- Test

Chef de projet

- Coordonner les personnes pour l'accomplissement des tâches

Moyenne

- Toutes les phases

Implémentation technique, SFTP

- Créer et tester des comptes SFTP pour faciliter le transfert des données de profil des membres

- Téléchargement programmé de fichiers (exemple : tâche Cron, pipeline d'extraction et de transfert (ETL), etc.)

Faible à moyen

- Toutes les phases

Implémentation technique, SIRH ou logiciel de gestion des identités

- Créer des données démographiques pour le transfert de profil SFTP

Faible à moyen

- Toutes les phases

Règles de traitement des fichiers plats

Ajout de profils.

  • Les employés ajoutés au dernier fichier plat et qui n'ont pas de compte 10KC recevront une invitation par courrier électronique à créer un compte. Les employés disposant déjà d'un compte 10KC ne recevront pas d'invitation par courrier électronique.

Suppression de profils.

  • Les employés supprimés dans le dernier fichier plat verront leurs comptes 10KC supprimés. Les comptes supprimés sont entièrement retirés de la plateforme, bien qu'ils puissent être restaurés dans les 30 jours, si une demande est soumise à notre équipe chargée de la réussite des clients.

Désactivation des profils.

  • Les comptes des employés dont le statut a été modifié en "inactif" sont désactivés. Les comptes désactivés sont masqués sur la plateforme et supprimés des programmes 10KC. Les autres membres ne pourront pas les rechercher ni leur envoyer de messages. Les comptes désactivés ne reçoivent aucune communication du 10KC. Ils peuvent être réactivés si le statut de l'employé redevient "actif".

Mise à jour des profils.

  • Les employés figurant dans le dernier fichier plat et disposant de comptes 10KC actifs verront leur profil 10KC mis à jour pour correspondre aux valeurs du fichier plat.

Liste de contrôle d'une page pour l'installation

1. CRÉATION DE FICHIERS PLATS POUR 10KC

Nécessaire

Recommandé

1. Vous devez exporter un fichier plat à partir de votre SIRH ou de votre logiciel de gestion des identités selon un calendrier défini (hebdomadaire, mensuel ou trimestriel).

2. Le fichier plat exporté doit être une liste de tous les membres que vous souhaitez inviter à rejoindre le programme Ten Thousand Coffees.

3. Le fichier plat doit répondre aux spécifications suivantes.

4. Remplissez une feuille de travail de mise en correspondance des données, afin que nous puissions faire correspondre les champs de votre fichier plat aux champs de votre hub 10KC.

5. Test pour s'assurer que les fichiers plats répondent aux spécifications du 10KC.

1. Demandez à votre SIRH ou à votre responsable technique de la gestion des identités s'il peut exporter automatiquement le fichier plat selon un calendrier défini (hebdomadaire, mensuel ou trimestriel).

2. L'exportation du fichier plat doit inclure une liste de tous les membres de votre organisation. Cela vous permettra de recevoir des informations sur la rétention et la mobilité professionnelle pour votre hub.

2. PARTAGER DES FICHIERS PLATS AVEC 10KC

Nécessaire

1. Téléchargez les fichiers plats sur votre propre serveur SFTP ou utilisez le serveur SFTP du 10KC. Votre responsable technique SFTP peut automatiser cette opération pour vous selon un calendrier défini (hebdomadaire, mensuel ou trimestriel).

2. Test pour s'assurer que les fichiers plats sont partagés sans problème.

1. Création de fichiers plats pour le 10KC

Spécifications du fichier plat

Le fichier plat doit répondre aux exigences de format ci-dessous.

  • Il doit s'agir d'un fichier de valeurs séparées par des virgules (CSV) au format UTF-8.
  • Il doit comporter une ligne d'en-tête correspondant à un champ de profil dans le 10KC.
  • Les fichiers plats doivent être nommés de manière à décrire le contenu du fichier et inclure une date. Par exemple : "10KC" : "10KC

Fichier des membres - Nom de votre organisation - Tout le personnel actif - 01.13.2023.csv".

  • La première ligne du fichier ne doit comporter que les titres des colonnes.
  • À l'exception de l'identifiant unique et de l'adresse électronique, toutes les valeurs des champs doivent correspondre à un ensemble de valeurs standard. Nous travaillerons avec vous pour définir ces valeurs au fur et à mesure que vous travaillerez sur le cahier de mise en œuvre. La plupart de ces colonnes s'aligneront sur un segment déroulant dans le 10KC, de sorte que les valeurs doivent s'aligner sur ces listes d'options.

Voici un exemple de fichier plat qui répond à nos exigences. Ce fichier contient des exemples de tous les champs obligatoires et facultatifs, qui sont expliqués plus en détail ci-dessous.

Champs obligatoires du profil

Ces champs sont nécessaires pour inviter des membres à votre hub 10KC.

Nom du champ

Exigences en matière de spécification des données

Prénom

Peut être une chaîne alphanumérique.

Nom de famille

Peut être une chaîne alphanumérique.

Adresse électronique

Peut être n'importe quelle chaîne alphanumérique.

Autres champs recommandés pour le profil (facultatif)

Il s'agit de champs facultatifs qu'il serait utile d'inclure. Les champs utilisés dépendront des objectifs de votre programme, que votre Customer Success Manager vous aidera à finaliser.

Nom du champ

Pourquoi nous recommandons

Exigences

Identifiant unique

Pour rectifier les problèmes de rapport si un membre change d'adresse électronique.

Il peut s'agir de n'importe quelle chaîne alphanumérique.

Éligibilité au programme

Pour n'inviter que les participants éligibles.

Nous pouvons également utiliser l'un des autres champs de cette liste, tel que "Business Unit".

Nous attendons les valeurs "éligible" ou "inéligible"

Statut

Pour désactiver les profils des employés en congé.

Nous attendons les valeurs "actif" ou "inactif". Elles sont sensibles à la casse.

Fonction, famille d'emplois ou niveau de gestion

Pour créer des correspondances pertinentes en synchronisant ces attributs avec votre SIRH ou votre logiciel de gestion des identités.

Il peut s'agir de n'importe quelle chaîne alphanumérique. L'idéal est qu'elle soit facile à lire et à comprendre pour les membres.

Date de début d'embauche

Pour créer des correspondances pertinentes en gardant ces attributs synchronisés avec votre SIRH ou votre logiciel de gestion de l'identité.

Nous attendons le format MM/JJ/AAAA.

Unité d'affaires, organisation du superviseur ou département

Pour créer des correspondances pertinentes en gardant ces attributs synchronisés avec votre SIRH ou votre logiciel de gestion de l'identité.

Il peut s'agir de n'importe quelle chaîne alphanumérique. L'idéal est qu'elle soit facile à lire et à comprendre pour les membres.

Ville

Pour créer des correspondances pertinentes en gardant ces attributs synchronisés avec votre SIRH ou votre logiciel de gestion de l'identité.

Il peut s'agir de n'importe quelle chaîne alphanumérique.

Pays

Pour créer des correspondances pertinentes en gardant ces attributs en synchronisation avec votre SIRH ou votre logiciel de gestion de l'identité.

Il peut s'agir de n'importe quelle chaîne alphanumérique.

Statut du gestionnaire des personnes

Pour créer des correspondances pertinentes en gardant ces attributs synchronisés avec votre SIRH ou votre logiciel de gestion de l'identité.

Nous attendons "oui" ou "non".

Statut de haut potentiel

Pour la création de correspondances pertinentes en gardant ces attributs en synchronisation avec votre SIRH ou votre logiciel de gestion de l'identité.

Nous attendons "oui" ou "non".

Dimensions de la diversité (par exemple, le sexe, l'origine ethnique, etc.)

Pour créer des correspondances pertinentes en gardant ces attributs en synchronisation avec votre SIRH ou votre logiciel de gestion de l'identité.

Il peut s'agir de n'importe quelle chaîne alphanumérique.

Superviseur de premier niveau

Pour fournir des rapports pour les 3-4 niveaux sous le PDG.

Peut être n'importe quelle chaîne alphanumérique. Idéalement, elle doit être facile à lire et à comprendre pour les membres.

Superviseur de deuxième niveau

Fournit des rapports pour 3 à 4 niveaux sous le directeur général.

Peut être n'importe quelle chaîne alphanumérique. Idéalement, il est facile à lire et à comprendre pour les membres.

Superviseur de troisième niveau

Fournit des rapports pour 3 à 4 niveaux sous le directeur général.

Peut être n'importe quelle chaîne alphanumérique. Idéalement, il est facile à lire et à comprendre pour les membres.

Locale

Pour localiser automatiquement le 10KC selon les préférences de l'utilisateur en anglais (États-Unis) ou en français (Canada).

Doit être :

  • "en-US" pour l'anglais (US)

  • "fr-CA" pour le français (Canada)

Date de début du rôle le plus récent

Pour permettre des analyses de mobilité

Nous attendons le format MM/JJ/AAAA

Code de changement de raison du rôle

Pour permettre les analyses de mobilité

Peut être une chaîne alphanumérique.

2. Partage des fichiers plats avec le 10KC

Téléchargez les fichiers plats sur un serveur SFTP. Vous pouvez les télécharger vous-même ou utiliser le serveur SFTP du 10KC.

Votre équipe informatique peut automatiser le téléchargement des fichiers plats vers le 10KC à une fréquence définie (hebdomadaire, mensuelle ou trimestrielle) en utilisant le protocole SFTP.

A. Si votre équipe préfère utiliser son propre serveur SFTP

Veuillez partager les informations d'identification SFTP avec le 10KC. Vous pouvez les envoyer à integrations@10kc.com.

B. Si votre équipe souhaite utiliser le serveur SFTP du 10KC

Le 10KC partagera les identifiants SFTP avec votre équipe informatique.

Ils peuvent alors programmer un téléchargement automatique vers le serveur du 10KC en utilisant la commande suivante :

sftp -P 2022 -i /path/to/rsa_private_key username@34.27.72.64

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