Bienvenue dans le guide définitif pour la création et l'organisation d'une heure de bureau réussie. La création d'une heure de bureau attrayante et percutante est essentielle pour favoriser la croissance et l'apprentissage au sein de votre organisation. Cette ressource est conçue pour que votre Heure de bureau ait non seulement un impact, mais aussi pour qu'elle attire un grand nombre de participants.

Section 1 : Comprendre les heures de bureau

Les Heures de bureau aident les dirigeants et les experts à organiser des sessions interactives pour les employés. Ces sessions engagent les employés dans un dialogue ouvert avec les dirigeants et les experts, et facilitent les conversations sur le mentorat, le réseautage, le développement des compétences et la stratégie de l'entreprise.

Dans chaque session Office Hour, les participants et les hôtes travaillent en collaboration pour atteindre leurs objectifs. Les participants sont invités d'emblée à soumettre des questions aux hôtes lorsqu'ils répondent à l'invitation. L'hôte, quant à lui, utilise ces questions pour établir son programme, préparer ses sujets de discussion et s'assurer que la session reste conversationnelle.

Section 2 : Sélectionner un modèle de démarrage rapide

1. Décidez de l'objectif et des résultats souhaités de l'événement.

Pour choisir le bon modèle, décidez : Quel est l'objectif de votre heure de bureau ? S'agit-il de créer des réseaux, de partager des connaissances, de résoudre des problèmes ou peut-être de favoriser l'accès au leadership ?

Choisissez un sujet qui soit non seulement en rapport avec vos objectifs, mais qui intéresse également votre public. Pensez aux tendances actuelles, aux questions fréquemment posées et aux domaines de développement professionnel qui correspondent à votre organisation.

2. Ensuite, trouvez un modèle qui corresponde au résultat souhaité. Par exemple, si vous souhaitez soutenir le développement des talents au sein de votre organisation, vous pouvez partager votre parcours professionnel en organisant un "chat sur la carrière".

1. • Pour trouver tous les modèles d'événements Office Hour, connectez-vous à votre Hub 10KC.
   • Ensuite, naviguez vers Office Hours > Cliquez sur "Create an Office Hour" ou "+".
   • Sélectionnez le modèle de votre choix.

Section 3 : Créer et publier votre événement

Il est facile de créer et de publier votre événement. Nous vous présentons ci-dessous chaque étape et vous donnons quelques conseils.

Qui organise l'événement ?

1. Saisissez simplement votre nom dans la section "hôte".
2. Ajoutez vos collaborateurs ou les éditeurs de l'événement dans la section "Éditeurs de l'événement".

Quel est le thème de l'heure de bureau ?

• Chaque modèle d'Office Hour propose un titre de session, une description de l'événement et des messages incitatifs pour garantir l'impact de l'événement.
• Il est essentiel de rédiger un titre convaincant pour votre événement de l'heure de bureau. Il s'agit du premier point de contact avec les participants potentiels et il peut influencer de manière significative leur décision de participer.
• Vous pouvez modifier le titre ou la description de l'événement à votre guise. N'oubliez pas que l'objectif est d'indiquer clairement la valeur de l'événement tout en suscitant la curiosité. Expérimentez différentes formules jusqu'à ce que vous trouviez celle qui convient le mieux à votre événement.
• Voici quelques formules et exemples pour vous aider à créer un titre qui attire l'attention :

1. [Avantage clé] + [Public cible] + [Élément interactif].
   • "Maîtriser la négociation : Pour les leaders en herbe - Une question en direct&A"
   • "Développez vos compétences en matière de codage : Table ronde des développeurs juniors"
2. [Question provocatrice] + [Sujet/domaine d'intérêt]
   • "Que réserve l'avenir à l'IA ? Explorer l'avenir avec des experts du secteur"
   • "L'énergie propre peut-elle alimenter notre avenir ? Participez au débat"
3. [Verbe d'action] + [Résultat souhaité] + [Calendrier/type d'événement]
   • "Boostez votre productivité : Stratégies pour la nouvelle année - Atelier"
   • "Transformez votre carrière : Séances de mentorat de 30 minutes"

Quand a lieu l'heure de bureau ?

• Choisissez une date, une heure de début et une heure de fin.
• Pour maximiser le nombre d'inscriptions, tenez compte des meilleures pratiques ci-dessous. En équilibrant ces facteurs, vous vous assurez que l'heure de bureau sera bien fréquentée et réussie.
  • Préavis : Prévenez votre public une à deux semaines à l'avance afin qu'il puisse planifier sa participation.
  • Moment optimal : Les événements organisés le matin suscitent souvent un plus grand engagement. Toutefois, tenez compte des habitudes de votre public : l'heure du déjeuner ou la fin de la journée peuvent également être efficaces.
  • Fuseaux horaires : Pour un public international, choisissez une heure qui convient aux différentes régions, ou envisagez d'organiser plusieurs sessions.
  • Évitez les conflits : Vérifiez les jours fériés, les événements majeurs ou les échéances organisationnelles qui pourraient avoir un impact sur la participation.

Comment les membres peuvent-ils s'inscrire ?

Le choix des modalités d'inscription des membres est essentiel pour gérer et maximiser la participation à l'événement. Envisagez les approches suivantes :

1. Type d'inscription:
   • Premier arrivé, premier servi (recommandé). Les participants seront automatiquement acceptés pour votre session lorsqu'ils s'inscriront, jusqu'à la limite de participants fixée pour l'événement. Cette approche peut créer un sentiment d'urgence et encourager les inscriptions rapides.
   • Sélectionner à partir de la liste d'inscription: Utilisez cette option pour une expérience plus personnalisée, lorsque vous souhaitez contrôler la sélection des participants. Vous serez invité à approuver manuellement chaque participant.
2. Déterminer les places disponibles: Adaptez le nombre de places au format de votre événement et au niveau d'interaction souhaité. Chaque modèle de démarrage rapide est accompagné d'un nombre recommandé de places disponibles.
3. Ajoutez une question d'inscription (recommandé). Encouragez les participants à soumettre leurs questions à l'avance. Cela permet non seulement de les impliquer dès le départ, mais aussi d'inciter l'animateur à utiliser ces questions. L'animateur, quant à lui, utilise ces questions pour établir son ordre du jour, préparer ses sujets de discussion et s'assurer que la session reste conversationnelle.

Où les participants se retrouveront-ils ?

• Sélectionnez l'outil de réunion vidéo que vous souhaitez utiliser ou indiquez le lieu physique où vous souhaitez organiser la session.

Sélectionnez votre public cible

Il est essentiel d'adapter l'événement au bon public pour favoriser l'engagement et la participation. Voici comment vous pouvez utiliser les paramètres pour sélectionner votre public cible :

• Inviter des membres en fonction des attributs du profil 10KC: Cette fonction vous permet d'inviter des membres en fonction de leur rôle, de leur département, de leur lieu de travail ou d'autres attributs définis dans leur profil 10KC, ce qui garantit une audience adaptée au contenu de l'événement.
• Inviter des membres par e-mail: Cette fonction permet d'envoyer des invitations à des personnes spécifiques en saisissant leur adresse électronique, offrant ainsi une approche personnalisée des invitations à un événement.
• Bascule des événements privés: Cette option vous permet de restreindre la visibilité des événements. En l'activant, seules les personnes que vous invitez peuvent voir votre événement et s'y inscrire, ce qui le rend exclusif.
• Inviter tous les membres: Cette option vous permet d'inviter tous les membres de votre plateforme, ce qui favorise l'inclusion et un large échange d'idées.

Section 4 : Publication de votre événement

• Cliquez sur Publier l'événement pour informer votre public cible. Ils recevront des notifications par courriel pour s'inscrire.
• Remarque : si vous n'êtes pas administrateur, vous devez demander l'événement. Au lieu de "Publier l'heure de bureau", cliquez sur "Demander un événement". L'administrateur de votre programme examinera et publiera votre événement.

Section 5 : Préparation de la session et de l'animation

En tant qu'hôte, vous recevrez une série de courriels conçus pour vous aider à préparer et à organiser efficacement votre heure de bureau :

1. Confirmation initiale: Une fois votre heure de bureau publiée, vous recevrez un courriel de confirmation contenant les détails de l'événement, le fichier du calendrier et un lien vers la page de l'événement où vous pourrez suivre les participants et les questions qu'ils ont posées.
2. Rappel d'une semaine de préparation: Une semaine avant l'événement, un courriel vous invitera à finaliser vos préparatifs. C'est le moment de revoir l'ordre du jour et de préparer les supports de discussion.
3. Guide de conversation: Environ trois jours avant l'événement, vous recevrez un guide de conversation. Celui-ci comprend la logistique finale, une liste des participants, leurs questions et des conseils sur l'animation afin que vous soyez prêt à mener une session réussie.
4. Retour d'information: 3 jours après l'événement, vous recevrez un courriel vous demandant votre avis. Cela permet d'évaluer le succès de l'événement et de fournir des pistes d'amélioration. Nous partagerons également un résumé des commentaires des participants.

Si vous souhaitez aller plus loin dans la création d'une conversation engageante et efficace, consultez One-Page Conversation Guide for Office Hour Hosts.