Les notifications des heures de bureau sont plus que des alertes : elles guident les hôtes. Elles garantissent que les hôtes sont informés, préparés et enthousiastes à l'idée de vivre une expérience exceptionnelle. Vous trouverez ci-dessous un aperçu des principales notifications reçues par les hôtes.

Avant l'événement

Immédiatement après la publication ou l'approbation de l'événement

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• Les hôtes reçoivent un e-mail "Vous êtes programmé !" au moment où leur heure de bureau est publiée ou approuvée sur la plateforme. Cet e-mail est la première étape pour préparer les hôtes à une expérience d'hébergement réussie.
• Il contient les détails de la session (heure, titre et date).
• Il est également accompagné de quelques liens pratiques :
  • Liens d'ajout au calendrier pour faciliter la synchronisation des calendriers Google, Outlook, Office 365
  • Un lien direct vers la page de l'événement Office Hour. Sur la page de l'événement, les organisateurs peuvent voir les personnes inscrites et leurs questions, ce qui les aide à personnaliser la session.
• Enfin, nous partageons également des conseils rapides pour un chat réussi, un lien vers un guide de conversation d'une page pour ceux qui souhaitent aller plus loin dans la création d'une conversation engageante et efficace, ainsi que des réponses aux questions les plus fréquentes.

1 semaine avant : Premier courriel de préparation

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• Une semaine avant l'événement, nous envoyons un e-mail de préparation. Cet e-mail a pour but de donner aux hôtes tous les éléments pour construire un événement mémorable qui résonne avec leur public.
• Cet e-mail est accompagné d'une pièce jointe contenant la liste des participants et de leurs questions, ce qui permet aux organisateurs d'avoir une idée précise de leur public. Les hôtes utilisent cette liste pour personnaliser leur approche et adapter la session aux intérêts des participants.

72 heures avant : Dernier courriel de préparation

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• Trois jours avant votre heure de bureau, vous recevrez le dernier e-mail de préparation, une invitation concise à finaliser votre session. Il s'agit du dernier signal permettant aux hôtes de peaufiner l'ordre du jour et de s'assurer qu'ils sont prêts à rendre leur événement aussi utile que possible. Cet e-mail :
  • Confirme que l'événement est proche, réitère la date et l'heure pour une dernière vérification.
  • Il inclut une liste mise à jour des participants avec leurs questions afin que les hôtes puissent adapter la discussion et savoir avec qui ils vont s'engager.

Si le type d'inscription à l'événement est "Sélectionner à partir de la liste d'inscription"

• Les organisateurs reçoivent un courriel de rappel 72 heures avant l'événement pour approuver manuellement les participants qui ont demandé à se joindre à leur heure de bureau.

Après l'événement

Immédiatement après : Enquête sur les réactions des hôtes

• Une fois l'heure de bureau terminée, les hôtes reçoivent un bref message de remerciement de la part de la plateforme.
• Cet e-mail facilite l'implication continue des hôtes en leur proposant des options simples pour répéter leur session réussie ou soumettre un nouvel événement.
• Cette notification est conçue pour recueillir leurs commentaires en vue d'améliorations futures et pour maintenir leur rôle actif dans le programme de l'heure de bureau.
• Les hôtes qui choisissent de donner leur avis sont invités à répondre à une courte enquête pour partager leurs idées, et à laisser une note de remerciement aux participants, qui la partageront avec eux :

72 heures après : Résumé des commentaires des participants

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• Les animateurs ont un moment pour réfléchir à leur succès. Ils reçoivent les commentaires des participants qui soulignent l'efficacité de la session et encouragent l'animateur à continuer à faire la différence.
• Nous partageons également les points de vue, les idées à retenir et les notes de gratitude de trois participants au maximum. Les organisateurs peuvent également choisir de lire tous les commentaires.
• Enfin, nous encourageons les hôtes à envisager d'organiser à nouveau un événement. Le courriel propose des options pour répéter l'événement ou pour commencer à planifier un nouvel événement, avec des liens pratiques pour faciliter cette décision.