Les participants sont encouragés à se présenter préparés et prêts à tirer le meilleur parti de chaque événement.

Avant l'événement

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Invitation : Les participants invités reçoivent un courriel "Nouvel événement Heure de bureau" dès que l'Heure de bureau est publiée ou approuvée sur la plateforme.
Détails de la session : L'e-mail comprend l'heure, le titre, la date et la plateforme d'hébergement vidéo.
Lien d'inscription : Les participants peuvent s'inscrire en utilisant le lien d'inscription. Nous mettons également l'accent sur le nombre limité de places afin de créer un sentiment d'urgence et d'encourager les participants à répondre rapidement et à s'engager à participer.

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Intégration au calendrier : Le courriel confirme l'inscription du participant et fournit une pièce jointe permettant d'ajouter l'événement à son calendrier personnel. Cela facilite la planification et la gestion du temps, en réduisant les risques de conflits ou d'oubli de l'événement.
Possibilité d'annuler l'inscription : En incluant un lien d'annulation, l'e-mail encourage les participants à libérer une place s'ils ne peuvent pas participer, ce qui respecte la capacité limitée de l'événement et la possibilité pour d'autres de s'y joindre.
Conseils de préparation : Le courriel indique à quoi s'attendre et comment s'engager pendant la session, ce qui ouvre la voie à une participation active et à une expérience constructive.

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Rappels opportuns : Ces courriels rappellent le compte à rebours ("Votre événement a lieu dans 3 jours !"), ce qui aide les participants à suivre les événements à venir et à planifier leur emploi du temps en conséquence.
Invitation à consulter le calendrier : Une invitation à "Ajouter l'événement ci-joint à votre calendrier si vous ne l'avez pas encore fait" est envoyée pour éviter de rater l'événement, s'assurer qu'il est bien présent à l'esprit des participants et réduire les risques de double réservation.
Option d'annulation : L'inclusion d'un bouton "Annuler l'inscription" permet aux participants de faire de la place si leurs plans changent, ce qui est essentiel pour les événements dont le nombre de places est limité.

Après l'événement

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L'e-mail de retour d'information envoyé après l'événement a trois objectifs :

Reconnaissance et remerciements : Il remercie les participants d'avoir assisté à l'événement et leur fait sentir qu'ils ont été appréciés pour le temps qu'ils y ont consacré et pour leur engagement.
Collecte des commentaires : L'e-mail invite les participants à partager des idées ou des anecdotes sur l'événement et à évaluer la valeur de la conversation. Ce retour d'information est essentiel pour mesurer l'impact de l'événement et pour l'améliorer en permanence.
Engagement de suivi: Encourager le retour d'information permet de maintenir la conversation même après la fin de l'événement et d'établir une relation entre l'organisateur et les participants.

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Amélioration du taux de retour d'information : L'envoi d'un rappel de feedback aux participants augmente la probabilité de recueillir des informations précieuses, car il offre une deuxième opportunité à ceux qui ont peut-être manqué la première demande de feedback.

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Renforcement de la communauté et de l'engagement : Le fait d'inclure une note de remerciement de l'hôte dans le rappel de feedback permet de cultiver un sentiment d'appartenance et d'objectif commun, ce qui non seulement renforce les liens communautaires, mais influence aussi positivement les participants à rendre la pareille en donnant un feedback détaillé, augmentant ainsi les taux de réponse et l'engagement.

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