L'accablement au travail survient souvent lorsque l'on doit faire face à plusieurs défis simultanément, comme le fait d'être nouveau dans une organisation et d'être confronté à une surcharge d'informations, d'assumer de nouvelles responsabilités avec des attentes accrues en matière de performances, ou de naviguer dans des périodes chargées telles que le lancement de projets ou la précipitation de la fin du trimestre. Bien que la surcharge se produise et soit parfois inévitable, son impact peut nuire à la productivité, à la réalisation des objectifs et au bien-être mental.

Des techniques efficaces de définition des priorités et de gestion des tâches vous aideront à surmonter les périodes d'accablement au travail, voire à les éviter complètement. La définition des priorités ne consiste pas seulement à gérer les tâches, mais aussi à vous permettre de reprendre possession de vos ressources, de votre temps et de votre énergie.

Conseils, outils et techniques pour une définition efficace des priorités

Le fait de rester organisé et de fixer des priorités claires pour les produits à livrer peut vous aider à garder votre calme et à reprendre le contrôle de votre emploi du temps, de votre concentration et de votre productivité au travail. Vous trouverez ci-dessous des conseils pratiques pour définir efficacement vos priorités pendant les périodes particulièrement chargées au travail :

1. Divisez les projets ou les tâches les plus importants en étapes plus petites et plus faciles à gérer.

Il est parfois difficile de savoir par où commencer avec un projet ou une tâche, ce qui peut vous conduire à rester bloqué dans une vision globale. Essayez d'utiliser un outil de cartographie mentale tel que Miro ou Jamboard pour faire un brainstorming sur les grandes parties du travail que vous devez accomplir. Ensuite, pour chaque domaine de travail, essayez de définir les petites étapes qui peuvent être accomplies dans la journée ou la semaine. Au fur et à mesure que vous accomplirez chaque tâche, vous aurez un sentiment d'accomplissement et vous vous sentirez moins dépassé par l'ensemble du projet ou de la liste de tâches.

2. Fixer des objectifs et des délais réalistes

Plus vos priorités sont réalistes, plus vous avez de chances de les réaliser. Si votre liste de tâches devient trop lourde, vous pouvez utiliser une application de gestion de projet ou de définition des tâches comme Trello ou Asana pour vous aider à établir votre plan de travail. Il est utile de fixer des échéances personnelles, mais veillez à ce qu'elles soient réalistes afin de ne pas vous décevoir et de ne pas vous submerger davantage. Veillez également à prévoir une certaine marge de manœuvre afin de pouvoir adapter vos priorités en fonction de l'évolution de la situation.

3. Reculer les tâches urgentes et importantes

La Matrice d'Eisenhower est un outil d'aide à la décision qui permet de hiérarchiser efficacement les tâches et de gérer le temps. Le cadre suggère que vous devriez donner la priorité aux tâches jugées de grande valeur, qui ont des échéances fixes et des conséquences immédiates si elles ne sont pas terminées à temps, par rapport à toutes les autres tâches. L'identification et la hiérarchisation des tâches en fonction de leur urgence et de leur importance vous aideront à définir et à atteindre vos objectifs à court et à long terme, et à mieux comprendre quand déléguer ou déprioriser des tâches.

4. Bloquez votre calendrier

Allouez des plages horaires pour travailler sur des tâches spécifiques ou bloquez du temps pour vous concentrer sur les tâches qui se présentent. En bloquant votre agenda, vous indiquez à vos collègues qu'ils ne doivent pas vous distraire à ce moment-là et vous vous tenez à un horaire précis pour accomplir vos tâches. Vous améliorerez ainsi votre gestion du temps, votre concentration et votre productivité, et vous maintiendrez votre élan afin d'éviter de vous sentir submergé. Si vous vous laissez distraire au travail, vous pouvez utiliser la technique pomodoro (25 minutes de travail, 5 minutes de pause) pour vous assurer des périodes de concentration fixe.

5. Entraînez-vous à dire "non"

Définir efficacement ses priorités signifie également être capable de fixer des limites qui vous empêchent d'atteindre vos objectifs. Il n'y a pas de mal à dire non aux tâches et engagements non essentiels, surtout en période de forte activité. Cela vous permet de canaliser votre énergie vers les tâches qui méritent vraiment votre attention et qui correspondent à vos objectifs, ce qui réduit l'accablement et prévient l'épuisement à long terme.

Adopter le pouvoir de l'établissement des priorités

N'oubliez pas que vous n'êtes pas le seul à vous sentir débordé - 78,7 % des personnes se disent stressées par le volume de tâches à accomplir dans un temps limité chaque semaine. Une lourde charge de travail, un temps limité entre les réunions et des priorités concurrentes peuvent conduire à des blocages mentaux, provoquant la procrastination, l'indécision ou une baisse de motivation - un cycle qui accroît le stress. En mettant en œuvre des techniques intentionnelles de définition des priorités, vous pouvez vous donner les moyens de réussir, même dans les périodes les plus chargées. Adoptez le pouvoir de la définition des priorités pour reprendre le contrôle de votre temps et atteindre vos objectifs de manière efficace.