Le mentorat de groupe permet à un mentor d'atteindre et de soutenir plusieurs mentorés simultanément dans le cadre d'un programme. Le programme de mentorat de groupe du 10KC s'appuie sur une approche de discussion collaborative facilitée par le mentor, qui utilise efficacement son temps et son expertise. Lors de ces sessions d'apprentissage partagé, les mentorés construisent un réseau plus large avec leurs pairs et améliorent les résultats de l'apprentissage grâce à la diversité des perspectives et des expériences.

Connectez-vous à la plateforme et cliquez sur Programmes de développement > Gérer les programmes, puis cliquez sur le bouton Créer un programme.

Choisissez le programme de mentorat de groupe Programme de mentorat de groupe .

Choisissez la date de début du programme. Cette date peut être modifiée ultérieurement dans le calendrier du programme.

Une fois que vous aurez cliqué sur Continuer, vous serez dirigé vers un projet de programme de développement pour commencer le processus de configuration.

L'onglet Configuration fournit une liste de contrôle de toutes les étapes nécessaires à la création et au lancement de ce programme. Vous pouvez effectuer ces étapes dans l'ordre que vous souhaitez. En cliquant sur une étape, vous serez dirigé vers la zone où l'action doit être effectuée. Vous pouvez également accéder à la liste de contrôle à tout moment en cliquant sur le bouton Configuration (en haut à droite).

La mise en place de votre programme se fait en 3 phases :

Tout d'abord, examinons le calendrier de votre programme. Cliquez sur l'étape Réviser le programme.

Vous serez dirigé vers l'onglet Programme. C'est là que vous pouvez revoir le programme et son contenu.

Pour modifier le contenu d'une étape, passez la souris sur une étape spécifique et cliquez sur le bouton Modifier l'étape. Le tiroir de l 'éditeur d'étape apparaît et vous pouvez modifier le contenu et le calendrier de cette étape.

Le contenu de chaque étape est déjà préparé pour votre programme. Vous pouvez apporter les modifications nécessaires, puis cliquer sur Suivant.

Dans la section Paramètres, vous pouvez ajuster la date d'envoi, l'heure et le fuseau horaire pour l'étape sélectionnée.

Vous pouvez également modifier toutes les étapes du programme à l'aide de l'éditeur d'étapes du programme. Cliquez sur Modifier le programme pour ouvrir cet éditeur.

Cliquez sur une étape que vous souhaitez reprogrammer.

Vous pouvez ajuster le moment où cette étape sera envoyée à un participant par courriel électronique ou par messagerie.

Remarque : vous pouvez programmer l'envoi par votre programme d'invitations et d'courriel électroniques de mise en relation intelligente, ou envoyer manuellement ces étapes.

Pour continuer à développer votre programme de mentorat de groupe, rendez-vous à la page Enquêtes sur les programmes.

Pour examiner les enquêtes du programme, vous pouvez ouvrir le tiroir de la liste de contrôle de la configuration et cliquer sur Examiner les enquêtes du programme.

Vous serez dirigé vers l'onglet Enquêtes où vous pourrez examiner les enquêtes de rétroaction que les participants recevront dans le cadre du programme.

Deux enquêtes sont disponibles par défaut. Vous pouvez également créer une nouvelle enquête en cliquant sur le bouton Créer une enquête.

Vous avez alors la possibilité de créer une enquête à l'aide de modèles, d'enquêtes précédentes ou de créer une enquête à partir de zéro.

Cliquez sur Créer à partir de zéro, ce qui ouvrira l'éditeur de création d'enquête dans lequel vous pouvez saisir le nom de l'enquête et choisir le type d'enquête : Par réunion ou Programmée / Autonome. Cliquez ensuite sur Suivant.

Dans cette section de l'éditeur d'enquête, vous pouvez ajouter les questions de l'enquête. 10KC dispose d'une bibliothèque de questions qui peuvent également être importées à l'aide de l'icône de l'éclair.

Après avoir ajouté les questions, cliquez sur le bouton Enregistrer.

Pour continuer à construire votre programme, allez ici à Paramètres du programme.

Pour revoir les paramètres du programme, vous pouvez ouvrir le tiroir de la liste de contrôle de la configuration et cliquer sur Revoir les paramètres du programme.

Vous serez dirigé vers l'onglet Paramètres où vous pourrez revoir les paramètres du programme.

Vous avez maintenant fini de configurer la base de votre programme. Vous pouvez publier le programme pour le rendre visible aux futurs participants. Pour ce faire, ouvrez la liste de contrôle de la configuration et cliquez sur le bouton Publier le programme.

Pour continuer à construire votre programme, allez ici à Ajouter des participants.

Maintenant que le programme est publié, nous pouvons commencer à ajouter des participants à ce programme. Dans la liste de contrôle Configuration, cliquez sur Ajouter des participants au programme.

Cliquez sur l'icône Ajouter des participants pour commencer à ajouter des participants.

Vous pouvez ajouter des participants de deux manières :

Coller les courriels et les rôles des participants :

Télécharger un fichier CSV :

Créez un fichier CSV avec 2 colonnes pour les courriels et les rôles de vos participants. Notez que votre fichier doit contenir ces deux colonnes SEULEMENT.

Après avoir collé ou téléchargé les participants, cliquez sur le bouton Vérifier les adresses électroniques pour vérifier les participants avant de les ajouter. Deux statuts différents peuvent apparaître ici :

Ensuite, vous pouvez cliquer sur le bouton Ajouter des participants pour confirmer. Les participants ajoutés auront le statut invités statut.

Pour les participants qui sont déjà membres du Hub, vous pouvez consulter leur profil Hub et les préférences des participants. Pour les participants qui ne sont pas membres du Hub, ils apparaîtront sous forme d'courriel électroniques, et vous pourrez choisir de leur renvoyer des invitations si nécessaire.

Après avoir ajouté des participants, vous pouvez leur envoyer des invitations. Vous pouvez le faire manuellement en cliquant sur Envoyer les courriel électroniques d'invitation, ou planifier l'étape de Smart-matching dans l'onglet Planification.

Lorsque les participants invités acceptent l'invitation au programme, leur statut passe à Confirmé.

Si la sélection des rôles est activée dans les paramètres du programme, les membres peuvent choisir d'être mentors, mentorés ou les deux. Toutefois, en tant qu'administrateur, vous pouvez également modifier les rôles en bloc à partir de cet écran (en cliquant sur les cases à cocher situées à côté de la colonne Nom ).

Pour poursuivre l'élaboration de votre programme, rendez-vous sur la page Smart-matching.

Les règles de jumelage permettent de définir quels membres doivent être jumelés les uns avec les autres. Pour définir les règles d'appariement du programme, cliquez sur Modifier les règles d'appariement.

L'éditeur de règles d'appariement comporte quatre onglets : Segments, Segments privés, Règles d'appariement et Paramètres.

Les segments permettent de définir quels membres doivent être appariés les uns aux autres sur la base d'attributs tels que le rôle, le département, la date d'embauche, le lieu de travail, etc.

En outre, tous les programmes de développement ont un segment intégré qui définit si le membre est un mentor ou un mentoré, et l'appariement basé sur ce segment peut être activé à l'aide de l'appariement mentor/mentoré basé sur le programme.

Les règles peuvent être inclusives (comme indiqué ci-dessous), ce qui vous permet de choisir les options de segment qui correspondent à d'autres options de segment (par exemple, les vice-présidents et les vice-présidents principaux ne correspondent qu'aux directeurs, aux directeurs principaux et aux cadres).

Elles peuvent également être exclusives (comme indiqué ci-dessous), ce qui vous permet de choisir les options de segment qui ne doivent pas être associées (par exemple, ne pas associer les cadres aux stagiaires ou aux contributeurs individuels).

Les règles de mise en correspondance des segments privés se comportent exactement de la même manière que les règles de mise en correspondance des segments ci-dessus. La seule différence réside dans le type de données stockées. Pour en savoir plus sur les segments privés, cliquez ici.

Les règles combinées sont des règles avancées qui vous permettent d'être plus spécifique dans la définition des critères de correspondance, par exemple, faire correspondre les Directeurs en conformité avec les Directeurs et les Directeurs principaux en conformité. Vous pouvez également activer l'option Priorité qui vous permettra de définir quelles règles de correspondance sont prioritaires par rapport aux autres.

Toutes les règles de segment, de segment privé et de combinaison peuvent être préférées ou requises.

La meilleure pratique est d'avoir le moins possible de règles obligatoires (ou aucune) afin que le maximum de personnes puissent être mises en relation les unes avec les autres.

Autoriser les appariements répétés à partir d'expériences antérieures permet aux membres d'être appariés avec des personnes avec lesquelles ils ont pu être appariés dans le passé (dans un ou plusieurs programmes de développement ou cycles de présentation).

Dans les options avancées, vous pouvez définir des règles d'appariement au niveau des membres en ajoutant des exclusions à chaque membre. En ajoutant des exclusions, vous empêchez les membres d'être jumelés avec des membres avec lesquels ils ne devraient pas être jumelés (par exemple, les employés avec leurs responsables).

Une fois que vous avez configuré les règles d'appariement, il est temps de créer les appariements et de les mettre en ligne.

Cliquez sur Actions > Recalculer, où trois options s'offrent à vous :

Vous pouvez également créer manuellement des correspondances en cliquant sur Créer une correspondance.

Au cours de ce processus de création de correspondances, vous pouvez utiliser l'action Verrouiller pour verrouiller les paires qui ne seront pas modifiées si les correspondances sont à nouveau générées automatiquement.

Une fois que tous les membres ont été appariés à votre satisfaction, cliquez sur Confirmer les paires pour confirmer les appariements pour le programme de mentorat de groupe.

Notez que cette action gèle les appariements pour le programme de développement. Cependant, si pour une raison quelconque vous souhaitez débloquer les appariements, vous pouvez le faire en utilisant les options avancées et en cliquant sur Générer plus d'appariements.

La dernière étape du processus de configuration consiste à lancer le programme de développement. Vous pouvez le faire en cliquant sur Envoyer les courriels de correspondance dans l'onglet Correspondances intelligentes OU en attendant que les courriels se déclenchent automatiquement dans l'étape Correspondances intelligentes de la programmation.

Une fois le programme de développement configuré et lancé, les membres commenceront automatiquement à recevoir différents points de contact (via des courriel électroniques ou des messages) conformément au calendrier du programme.

Cet courriel électronique présente le mentor et ses protégés. Le mentor et les mentorés reçoivent le même courriel.

Ce courriel est envoyé avant chaque session pour préparer le mentor et les mentorés au sujet de la session. Ce courriel contient le programme d'études élaboré par les experts du 10KC, les guides de session, les questions de discussion, etc.