👥 Public cible : Hôtes de l'heure de bureau & Membres
Dans cet article, nous allons vous guider à travers les étapes de la demande d'accueil d'une Heure de bureau.
L'heure de bureau vous permet d'organiser des conversations stratégiques avec des membres de différents services de votre communauté et de renforcer l'alignement au sein de votre organisation. N'importe quel membre de la communauté peut demander à organiser une Heure de bureau. L'heure de bureau sera examinée et approuvée par votre gestionnaire de communauté.
Étapes
1. Naviguez jusqu'à l'onglet "Heures de bureau" et cliquez sur le bouton +.
2. Choisissez un modèle d'heure de bureau, ou créez un événement à partir de zéro.
Choisissez n'importe quel modèle qui correspond aux objectifs de votre événement. Chaque modèle est accompagné d'un nom et d'une description afin d'accélérer la création de votre événement.
Vous pouvez également créer un événement à partir de zéro en choisissant l'option "Modèle vide".
3. Choisissez l'hôte. Par défaut, vous êtes l'"hôte" de l'événement. Vous pouvez également ajouter des éditeurs d'événements (facultatif) pour vous aider à gérer votre heure de bureau. Les rédacteurs auront accès à la liste d'inscription de votre événement et aux questions préalables à l'événement.
4. Réviser le titre et la description de l'heure de bureau
Chaque événement est accompagné de son propre titre et de sa propre description, en fonction du modèle que vous avez choisi. Vous pouvez réviser et modifier le contenu ici pour qu'il corresponde aux objectifs de votre événement
5. Choisissez la date et l'heure de votre événement
⭐️ Nous recommandons de fixer la date de l'événement au moins une semaine à l'avance. Un délai de 2 semaines est idéal pour permettre aux participants de découvrir l'événement et de s'y inscrire.
6. Choisissez comment les membres peuvent s'inscrire
Vous pouvez choisir comment les membres peuvent s'inscrire à l'événement :
Premier arrivé, premier servi : tout le monde peut s'inscrire à l'événement, tant qu'il reste des places disponibles.
Choisir dans la liste des participants : les membres s'inscriront à l'événement et vous pourrez choisir ceux qui seront acceptés.
7. Définissez le nombre de places disponibles pour votre événement. Si vous n'avez plus de places disponibles, les membres peuvent s'inscrire sur la liste d'attente de votre événement et seront ajoutés à un événement si quelqu'un d'autre se désiste et qu'une place se libère.
8. Ajoutez des questions d'inscription pour en savoir plus sur vos participants et leurs objectifs avant l'événement. Les participants devront répondre à cette question pour s'inscrire à l'événement.
9. Ajoutez votre méthode de réunion préférée en fonction de la plateforme utilisée par votre organisation. Vous pouvez choisir parmi une liste de plateformes de réunion et ajouter le lien de la réunion dans le champ de description. Les informations relatives à la réunion ne seront accessibles qu'aux participants confirmés.
10. (facultatif) Ajoutez une description longue à l'événement si nécessaire
Vous pouvez ajouter des informations supplémentaires à l'événement si nécessaire. Cette description sera disponible lors de l'affichage de l'ensemble de l'événement Office Hour sur la plateforme.
11. Choisissez le public cible
Il existe 2 paramètres de visibilité :
Événement public : l'événement sera accessible à tous les membres de la communauté.
Événement privé : Si vous activez la case à cocher Evénement privé, cet événement ne sera accessible qu'au public cible qui a été invité à l'heure de bureau.
12. Sélectionner les membres du hub à inviter
Il y a trois façons d'inviter des membres à cette heure de bureau :
Inviter tous les membres du Hub : Chaque membre de votre communauté recevra une notification concernant l'événement. En sélectionnant cette option, l'option Attributs du profil 10KC apparaîtra, avec tous les rôles sélectionnés pour représenter tous les membres du Hub.
Inviter les membres par e-mail : Lorsque vous sélectionnez cette option, vous pouvez voir une zone pour coller votre liste d'emails. La plateforme vérifiera si l'email est associé à un compte 10KC, et vous pourrez inviter les membres à rejoindre le 10KC afin de participer à l'événement.
Inviter les membres via les attributs de leur profil 10KC : en sélectionnant cette option, vous verrez tous les segments de profil disponibles dans le Hub. Vous pouvez choisir des segments spécifiques de membres à inviter à ce programme. Tous les membres ayant un ou plusieurs segments dans votre liste seront invités.
Lorsque vous invitez des membres, vous verrez un aperçu du nombre de membres à inviter à l'événement. Utilisez ce nombre pour inviter suffisamment de membres pour remplir les places disponibles. Nous recommandons d'inviter deux fois plus de membres que le nombre de places disponibles.
13. Demandez un événement après avoir rempli votre formulaire d'heure de bureau.
Après avoir rempli vos informations sur l'heure de bureau, vous pouvez soumettre cet événement à l'approbation d'un administrateur du Hub.
14. Après la soumission, vous pouvez voir la page de l'événement dans son état "En cours de révision".
Si vous souhaitez apporter des modifications à l'événement, cliquez sur le bouton à trois points dans le coin supérieur droit pour modifier l'événement, et vous serez en mesure d'accéder à nouveau au formulaire Office Hour.
Vous recevrez également une notification concernant votre événement "Heure de bureau" en attente.
15. Si votre heure de bureau est approuvée, vous recevrez une notification confirmant l'approbation.